Hopp til innhold

PERSONVERNERKLÆRING – Customer Link AS

Denne personvernerklæringen gjelder for Customer Link AS sin behandling av personopplysninger. Vi tar ditt personvern på alvor og bruker opplysningene vi har om deg i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen.

Vi er opptatt av at du forstår hvordan vi håndterer data om deg, og denne personvernerklæringen beskriver blant annet hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler, til hvilke formål vi behandler dine opplysninger og gir informasjon om dine rettigheter.

 

  • Hva er en personopplysning?

 

En personopplysning er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person, som for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse, mobilnummer, e-post kommunikasjon og lydopptak av samtaler med deg.

 

  • Hvem behandler vi personopplysninger om?

 

Customer Link betjener kundeservice, salg, teknisk support, digitale løsninger og back office for våre oppdragsgivere. I den forbindelse behandler vi personopplysninger knyttet til våre oppdragsgiveres potensielle og eksisterende kunder, herunder forbrukere. I relasjon til de tjenestene som ytes overfor våre oppdragsgivere, er vi å anse som databehandler. Våre oppdragsgivere er behandlingsansvarlig. Som databehandler behandler vi personopplysninger i tråd med instrukser fra våre oppdragsgivere og i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

En nærmere beskrivelse av vår behandling av personopplysninger som databehandler er ikke en del av denne personvernerklæringen, som beskriver vårt ansvar som behandlingsansvarlig.

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

      • Kontaktpersoner/ansatte hos våre oppdragsgivere
      • Våre oppdragsgiveres kunder
      • Besøkende på våre hjemmesider
      • Personer som søker på stillinger hos oss eller som vi på annen måte rekrutterer
      • Andre som tar kontakt med oss, f.eks. via vårt kontaktskjema som ligger tilgjengelig på våre hjemmesider (https://www.customerlink.no/kontakt/)

 

  • Hvem er behandlingsansvarlig?

 

Customer Link AS, Tollbodgata 14, 4611 Kristiansand, ved administrerende direktør, Ove Mustvedt, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger vi behandler for de formål som fremgår av denne personvernerklæringen. Det betyr at vi må følge personvernlovgivningen og EUs personvernforordning («GDPR») når vi behandler dine personopplysninger.

 

  • Hvilke personopplysninger behandler vi?

 

De personopplysningene vi samler inn og behandler kan deles inn i følgende kategorier:

      • Grunnleggende informasjon, slik som navn og kontaktopplysninger.
      • Demografisk informasjon, slik som fødselsdato og kjønn.
      • Opplysninger som behandles når du besøker våre nettsider (herunder opplysninger om type PC/enhet, internettilkobling, operativsystem, nettleser, IP-adresse, og hvordan du navigerer på nettsidene våre. Opplysningene genereres ved din bruk av våre nettsider f.eks. ved bruk av cookies).
      • Lydopptak
      • Eventuelle andre opplysninger du måtte gi oss i forbindelse med din kontakt med oss, f.eks. opplysninger som deles med oss via vårt kontaktskjema, e-post eller over telefon.
      • Opplysninger som deles av kandidater som søker jobb hos oss, herunder opplysninger som oppgis i CV og søknad.
      • Eventuelle andre opplysninger som er samlet inn på grunnlag av ditt samtykke. Du vil i så fall få spesifikk informasjon om hvilke opplysninger vi samler inn og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke.

 

  • Hvordan mottar vi personopplysninger om deg?

 

Vi kan motta dine personopplysninger på ulike måter:

      • Vi mottar personopplysninger direkte fra deg når du  kontakter oss eller i forbindelse med vår kontakt med deg på vegne av våre oppdragsgivere. Disse opplysningene er nødvendige for at vi skal kunne levere våre tjenester og følge opp dine henvendelser.
      • Vi mottar personopplysninger indirekte fra deg når du bruker våre tjenester eller er i kontakt med oss, for eksempel når du besøker våre nettsider eller snakker med oss på telefon. Disse opplysningene er viktige for å kunne forbedre og videreutvikle tjenestene som vi tilbyr deg.
      • Vi mottar personopplysninger fra andre kilder når du kommer i kontakt med våre samarbeidspartnere via distribusjonskanaler som er tilknyttet våre distribusjonskanaler, eller dersom dine opplysninger er tilgjengelig i offentlige registre. Disse opplysningene er viktige for at vi skal kunne forbedre og tilpasse de tjenestene vi tilbyr deg.

Det er selvsagt frivillig å dele dine personopplysninger med oss. Visse opplysninger kan imidlertid være nødvendige for å kunne gjennomføre en eventuell avtale inngått med oss.

 

  • Hvorfor har vi lov til å behandle personopplysninger?

 

Ifølge personvernlovgivningen skal vi ha et lovlig grunnlag for å behandle personopplysninger (et såkalt behandlingsgrunnlag). Vår behandling av personopplysninger baserer seg på ett av disse alternativene:

      • Du har gitt ditt samtykke til behandlingen av dine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål (GDPR artikkel 6 (1) a).
      • Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg (GDPR artikkel 6 (1) b).
      • Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss, herunder for eksempel å oppbevare opplysninger i henhold til bokføringslovgivningen (GDPR artikkel 6 (1) c).
      • Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse som forfølges av oss, betinget av at dine interesser eller grunnleggende rettigheter eller friheter ikke går foran og krever vern av dine personopplysninger (GDPR artikkel 6 (1) f).

Dersom vår behandling av dine personopplysninger baseres på ditt samtykke, har du når som helst rett til å trekke ditt samtykke tilbake.

Du kan lese mer om til hvilke formål vi behandler personopplysninger, og hvilke rettslig grunnlag som gir oss rett til å behandle dine opplysninger til de ulike formålene, under.

 

  • Til hvilke formål og på hvilket rettslig grunnlag behandler vi dine personopplysninger?

 

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvilken tilknytning du har til oss og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Under kan du lese mer om hvilke personopplysninger vi behandler, hva vi bruker dem til (formålet) og hvorfor vi har lov til dette (behandlingsgrunnlaget).   

Customer Link bruker personopplysninger til følgende formål:

      • Levere våre produkter og tjenester: Vi behandler personopplysninger for å yte og levere våre produkter og tjenester til våre oppdragsgivere. Dette innebærer at vi kan håndtere personopplysninger knyttet til ansatte hos våre oppdragsgivere, samt personopplysninger knyttet til våre oppdragsgiveres kunder. Dette er for eksempel nødvendig for å inngå oppdragsavtaler og for å administrere vårt avtaleforhold.  I den forbindelse behandler vi følgende kategorier personopplysninger: grunnleggende informasjon, slik som navn og kontaktopplysninger, kjønn, historisk kundeforhold og kommunikasjon og annen informasjon som deles med oss. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av opplysninger for å administrere vårt avtaleforhold er GDPR artikkel 6 (1) bokstav b) – avtale. For enkelte behandlinger vil også GDPR artikkel 6 (1) bokstav f) – vår berettiget interesse – være relevant. 
      • Utvikling, opplæring og analyse: Vi behandler personopplysninger for å forstå behovene til våre oppdragsgivere og våre oppdragsgiveres kunder, og for å forbedre og videreutvikle våre produkter og tjenester. Dette inkluderer blant annet at vi kan ta opptak av telefonsamtaler mellom våre ansatte og våre oppdragsgiveres kunder for å sikre høy kvalitet i vår kundedialog og for å lære opp våre ansatte. Kundene vil imidlertid alltid få mulighet til å velge bort lydopptak og således bli betjent på samme måte uten opptak. I forbindelse med utvikling, opplæring og analyse behandler vi følgende kategorier personopplysninger: lydopptak og e-post kommunikasjon. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) – vår berettigede interesse.
      • Kommunikasjon: Vi bruker personopplysninger til å kunne håndtere og følge opp henvendelser, for eksempel henvendelser sendt inn via vårt kontaktskjema som ligger tilgjengelig på våre hjemmesider (https://www.customerlink.no/kontakt/), via e-post eller over telefon. De kategoriene av personopplysninger som behandles avhenger av innholdet din henvendelse. Typisk vil vi i forbindelse med kommunikasjonsformål behandle grunnleggende informasjon, slik som navn og kontaktopplysninger. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) – vår berettigede interesse. 
      • Sikre reservasjon mot fremtidige henvendelser. Du har rett til å verne deg/reservere deg mot fremtidige henvendelser ved å ta direkte kontakt med Customer Link, selv i tilfeller der du har et eksisterende kundeforhold til en av våre oppdragsgivere. Normalt vernes du hos den merkevaren du har et kundeforhold til, men du kan også be om å bli vernet hos Customer Link. I den forbindelse behandler vi følgende personopplysninger: telefonnummer. Det er nødvendig å lagre denne informasjonen for å sikre at du som kunde vernes mot alle fremtidige henvendelser fra oss. Du kan når som helst oppheve vernet eller be om å bli slettet, og vi oppbevarer kun de nødvendige personopplysningene vi trenger for å verne deg. Opplysningene brukes ikke til andre formål, og blir oppbevart frem til du eventuelt ber om noe annet. Det rettslige grunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er GDPR artikkel 6 (1) bokstav f) – vår berettigede interesse. 
      • Stillingsutlysning og ansettelse: Vi bruker personopplysninger for å vurdere kandidater som søker på stillinger hos oss, enten uoppfordret eller ved en utlysning. I den forbindelse behandler vi følgende kategorier personopplysninger: de personopplysninger som oppgis i CV og søknad, samt annen informasjon som kandidaten måtte dele med oss. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) – vår berettigede interesse.
      • Informasjonssikkerhet og misbruk av tjenester: Vi vil kunne behandle person- og trafikkopplysninger for å sørge for god sikkerhet i alle våre tjenester. Vi vil også kunne behandle personopplysninger for å avdekke eller forhindre ulike typer bedrageri og misbruk. I den forbindelse behandler vi følgende kategorier personopplysninger: loggdata, IP-adresser, metadata, mv., og andre opplysninger som du eventuelt måtte dele med oss. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) – vår berettigede interesse.
      • Overholde lovpålagte krav: Vi behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter, for eksempel i tilknytning til regnskapsførsel og for å fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til gjeldende lovgivning. De kategorier av personopplysninger som behandles avhenger av krav i lov.  Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
      • Andre formål du har samtykket til i: Vi vil kunne behandle dine personopplysninger for ethvert annet formål som du spesifikt har samtykke til.

 

  • Hvordan sikrer vi personopplysningene dine?

 

Vi har etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovgiving. Tiltakene inkluderer blant annet risikovurderinger, implementering av tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet.

 

  • Hvem deler vi personopplysninger med?

 

Dersom du henvender deg direkte til oss med en forespørsel om å reservere deg mot fremtidige henvendelser, vil vi kunne dele denne informasjonen med våre oppdragsgivere. Det er nødvendig for at de også kan registrere reservasjonen mot fremtidige henvendelser.   

Vi kan dele personopplysninger med våre tekniske underleverandører eller andre selskaper som utfører oppdrag på vegne av oss. Et selskap som behandler dine personopplysninger på vegne av oss kalles en databehandler. Dersom vi engasjerer en databehandler inngår vi en databehandleravtale som regulerer hvordan databehandleren kan behandle opplysningene de får tilgang til og deres plikter i den forbindelse, herunder til hvilke formål personopplysningene kan brukes.

Vi vil også kunne dele personopplysninger med offentlige myndigheter der det foreligger en lovfestet utleveringsplikt.

 

  • Overfører vi personopplysninger til andre land?

 

Vi overfører ikke personopplysningene dine til land og/eller organisasjoner utenfor EU/EØS-området som ikke tilbyr tilstrekkelig vern (såkalte tredjeland).

 

  • Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

 

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for oppfyllelsen av de overnevnte formålene med behandlingen av opplysningene. Dette gjelder likevel ikke dersom lagring er lovpålagt i en lengre periode enn det formålet tilsier.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake. Hvis behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse, vil opplysningene bli slettet når slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører.

Om du har bedt om å bli vernet mot kontakt fra oss oppbevares personopplysninger inntil krav om vern oppheves av deg. Det er kun telefonnummeret du oppga ved krav om vern som oppbevares.

Lydopptak oppbevares så lenge det har verdi i forhold til formålet det er samlet inn for, sikre høy kvalitet i våre kundekommunikasjon og opplæring av våre ansatte. Lydopptak som ender i en avtale lagres i 180 dager. Lydopptak som ikke ender i en avtale slettes etter 7 dager.

 

  • Hvilke rettigheter har du?

 

Personvernlovgivningen gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn, retting og sletting i de personopplysningene vi har lagret om deg.

Vi er opptatt av at personopplysningene vi har lagret om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager at opplysningene vi har lagret om deg er feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss. Dette gjelder også dersom du ønsker at de lagrede opplysningene skal slettes.

Når det gjelder kravet om sletting er det et unntak for de opplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne levere en tjeneste som du fremdeles ønsker å ha tilgang til, eller det er lovpålagt å oppbevare opplysningene i en spesifikk periode.

Du har også rett til dataportabilitet. Dette innebærer at du blant annet får mulighet til å ta med deg dine personopplysninger i et maskinlesbart format.

Videre har du rett til å motsette deg behandling av personopplysninger og rett til å motsette deg personprofilering og automatiserte avgjørelser. Dette medfører at du kan kreve at dine personopplysninger ikke analyseres for å avdekke din adferd, preferanser, evner eller behov. Dette gjelder likevel ikke dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du har inngått med oss eller dersom du tidligere har gitt ditt uttrykkelige samtykke til behandlingen.

Du har også rett til å få en kopi av de personopplysningene vi har registrert om deg, så langt taushetsplikten ikke er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at innsyn skjer skriftlig og at identitet verifiseres på annen måte.

I noen situasjoner kan du også be oss om å begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Dersom du mener vi ikke følger det vi informerer om i denne personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning, kan du sende oss en klage. Du kan også klage til Datatilsynet.

Du kan lese mer om dine rettigheter på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

 

  • Hvordan bruker vi informasjonskapsler (cookies)?

 

Vi bruker informasjonskapsler («cookies») og lignende teknologier på våre nettsider. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte funksjoner på nettsiden. Du kan lese mer om hvordan vi bruker cookies her.

 

  • Hvordan sier vi i fra om endringer i denne personvernerklæringen?

 

Våre tjenester er i kontinuerlig utvikling. Vi kan derfor ha behov for å oppdatere vår personvernerklæring. Dersom personvernerklæringen er gjenstand for oppdatering, vil den oppdaterte personvernerklæringen bli gjort tilgjengelig på vår nettside www.customerlink.no.

 

  • Hvordan kommer du i kontakt med oss?

 

Dersom du har spørsmål knyttet til hvordan vi behandler dine personopplysninger eller ønsker å utøve dine rettigheter kan du kontakt oss ved å sende en e-post til: jan.erik.simonsen@customerlink.no eller post til: Customer Link AS v/Personvern, postboks 96, 4662 Kristiansand S.

Hvis du mener at vi har behandlet personopplysningene dine på en måte som ikke er i samsvar med personvernlovgivningen, håper vi at du kontakter oss, slik at vi kan gi deg svar og oppklare eventuelle misforståelser.

Oppdatert 15.10.2022